La multidimensionalità nell’organizzazione di eventi culturali: il project management

Un evento culturale – come una produzione teatrale, ad esempio – comporta un livello di complessità elevato, considerando anche solo la coesistenza delle necessità artistiche da una parte e economico-finanziarie dall’altra. Possiamo scomporre questa multidimensionalità in tre parti che analizzeremo in questo post.

 

DIMENSIONE MULTIDISCIPLINARE

Gli eventi necessitano dell’utilizzo di professionalità tra le più varie, che devono lavorare in sinergia e possedere un buon livello di comunicazione interna. Possiamo suddividere le risorse umane necessarie in quattro aree, ognuna con competenze ben definite:

– area scientifica: si occupa della definizione dei contenuti culturali del progetto, gestisce le opere e gli autori da trattare, crea quindi il contenuto ideativo dell’evento;

– area tecnico-organizzativa: cura gli aspetti logistici e tecnici, come l’allestimento, le trasferte, la gestione degli spazi;

– area amministrativa: gestisce le voci del budget, la rendicontazione finale, la contrattualistica e le burocracies;

– area marketing: attraverso gli strumenti del marketing, cura le strategie operative, le politiche di prezzo e il marketing più in generale.

Il compito di gestire le diverse aree è affidato al project manager che, sfruttando competenze gestionali e comunicative, deve essere capace di coordinare risorse numerose e soprattutto eterogenee, creando i presupposti per farle operare in un clima costruttivo e comunicativo (Tonchia 2001). È opportuno dunque che il manager crei un gruppo di lavoro motivato e dedicato: l’integrazione tra i reparti può realizzarsi solo se vengono fissati obiettivi condivisi, i ruoli sono ben definiti e le regole di questa integrazione siano stabilite sin dall’inizio.

 

DIMENSIONE MULTI-STAKEHOLDER

Nei progetti culturali è preponderante il concorso attivo di diverse istituzioni e soggetti esterni all’ente organizzatore; gli stakeholder, portatori di interesse, saranno quindi singole persone, gruppi, autorità, consorzi che per diverse ragioni si relazionano con il progetto in un rapporto di interesse, influenzandone la realizzazione in vari modi: esercitando una leadership di tipo gerarchico o un potere amministrativo, controllando le risorse economiche e contribuendo al fund raising (si pensi alle sponsorizzazioni), esercitando una posizione dominante sul mercato o sull’opinione pubblica.

Con una veduta d’insieme dell’intero progetto, possiamo individuare come stakeholder principali :

– project manager;

– team di progetto;

– committenza;

– partner;

– sponsor;

– insieme di impatto;

– utenza;

– fornitori.

Essi sono portatori di interesse in misura diversa gli uni dagli altri: per questo solitamente si procede ad una classificazione bipartita tra stakeholder primari e secondari. Facendo riferimento alla mappatura proposta da Argano e di seguito riportata, avremo quindi una suddivisione dei diversi stakeholder in base alle esigenze e alla natura del soggetto: saranno stakeholder primari chi occupa la front line nella gestione del progetto artistico (artisti, collaboratori, partner, fornitori) ma anche chi poi ne usufruirà (i beneficiari); saranno stakeholder secondari tutti quei soggetti che in vari modi vengono a contatto con il progetto e le sue ricadute sull’universo esterno (comunità, organizzazioni, media) (Argano 2011).

 

L'ecosistema degli stakeholder in ambito culturale (Fonte: Argano 2011)

L’ecosistema degli stakeholder in ambito culturale (Fonte: Argano 2011)

 

DIMENSIONE MULTI-PROJECT

Sempre più spesso le organizzazioni culturali si ritrovano ad organizzare più eventi nel corso dell’anno, o addirittura in contemporanea in una prospettiva di programma in cui i singoli eventi si inseriscono in un sistema di offerta più complesso. La risultante di questa scelta è quindi un meta-progetto, costituito da varie produzioni che sono interrelate in base a obiettivi e contenuti di valorizzazione culturale comuni.

Il program management rende comuni ai progetti anche le risorse: questo elemento può essere favorevole in relazione alle economie, dal momento che gli stessi sforzi produttivi e le stesse risorse umane vengono messi in campo per tutti i progetti in un’ottica integrata, ma può rappresentare uno svantaggio se non viene gestito in modo adeguato, data la scarsità delle risorse in ambito culturale.

Ma comuni ai diversi progetti diventano anche i benefici: il programma culturale rappresenta più della somma dei singoli eventi culturali presenti al suo interno; per questo i benefici connessi all’integrazione tra diversi eventi, in uno stesso arco temporale definito e nello stesso raggio territoriale d’azione, sono superiori a quelli che un solo evento può produrre. A proposito, l’utilizzo sempre più marcato di strategie di marketing come il bundling nel settore teatrale può essere un valido esempio di come il sistema di vendita a pacchetti sia uno strumento valido di strutturazione dell’offerta nel caso di programmi culturali ricchi e strutturati.

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